Erasmus schreef al “Zonder de kruiderij van de dwaasheid, smaakt niets lekker”. Een congres met alleen maar zware kost, is niet te verteren. Congresentertainment is de kruiderij van de dwaasheid, zorgt voor de lach en voor ontspanning.

Return-on-investment

In tijden van bezuiniging wordt de kostenpost ‘congresentertainment‘ kritisch bekeken: wat kost het en wat levert het op? De kosten zijn snel te noemen. Het rendement is lastiger te bepalen. En eerlijk is eerlijk; er zijn congressen die prima zonder congresentertainment kunnen. Wanneer kiest u voor die extra kosten en wanneer niet?

Geen congresentertainment

In 2009 bezocht ik het event MKB-Krachtcentrale. Daar was niét gekozen voor entertainment. En dat was ook niet nodig; de lokatie was Radio Kootwijk: indrukwekkend en perfect geschikt voor deze dag. De break-outsessies waren gevarieerd en boeiend en vooral de plenaire sprekers waren van top-kwaliteit! Paul de Blot kreeg zelfs een staande ovatie; hoe vaak gebeurt dat? Leen Zevenbergen sloot af met een met humor doorspekte toespraak over sprankelen, terwijl hijzelf ook sprankelde. Een ludieke act had hier afbreuk gedaan aan de content.

Ander voorbeeld: in 2004 was ik verantwoordelijk voor een bijeenkomst op de HAN waar onderwijskundige Wim Veen sprak. Op mijn initiatief was er een entertainer ingehuurd die met een quiz de dag zou afsluiten. Echter; Wim Veen had niet alleen een heftige boodschap, hij bracht het met flair, video’s en humor. Hij had zelfs zijn zoon bij zich die ter plekke een gaming-demonstratie gaf! Iedereen zat na afloop te stuiteren op zijn/haar stoel en niemand zat te wachten op zo’n quiz. Ik had vooraf bij Wim Veen moeten gaan kijken; dan had ik geweten dat de quiz overbodig was.

Wél congresentertainment

In 2011 was ik aanwezig bij de viering van het 80-jarig bestaan van het Studiegezelschap voor Economische Politiek. Het gezelschap van zo’n 100 hooggeplaatste personen (waaronder royalty) genoot van een bezoek aan het Teylers museum en een toespraak van de burgemeester van Haarlem bij hem op het stadhuis. Daarna verplaatste de groep zich naar het Hudshon huis waar na een toespraak van de voorzitter een diner werd geserveerd. Na het hoofdgerecht kreeg ik het woord en heb ik in 15 minuten gezorgd voor een zeer ontspannen opmaat voor de borrel. Door het brengen van de lach werd de sfeer aanmerkelijk meer ontspannen, wat het onderlinge contact die avond zeer ten goede kwam. Luister hier naar de geluidsopnamen van deze cabareske speech.

Góed congresentertainment stelt de doelgroep centraal: hier een teamlid als "Oude Meester".Een team van Hewlett Packard kwam in 2005 bij elkaar in Amsterdam. Ze werkten in het EMEA-gebied (Europa, Midden-Oosten en Afrika) en kende elkaar vooral van teleconferenties; dit was één van de eerste fysieke bijeenkomsten. De opdrachtgever had me ingeschakeld om bij te dragen aan de groepsvorming. Tijdens een rondvaart stelde ik me – gekleed in Lovers-kleding – voor als hun gids. We zouden een nieuw product testen; een tour met projectiebeeld. Ik vertelde een verhaal over de geschiedenis van Amsterdam, dat erg veel raakvlakken bleek te hebben met de team-historie. Ik had hun gezichten gephotoshopt in schilderijen van oude meesters met het hele team in een volledig bewerkte nachtwacht als klapper.

Als afsluiting zongen we “I get user-satisfaction” op een melodie die zich laat raden.

Bewerkte nachtwacht met alle teamleden van Hewlett Packard: Congresentertainment op niveau

Het team waardeerde de moeite die de teamleider gedaan had; men voelde zich gezien en gewaardeerd.

De opdrachtgever schreef op mijn LinkedIn profiel:  “He has been able to create awareness, sense or importance, urgency and personal attention to the team. Don’t consider his service as cost or entertainment, this is a business enabler.”

En er zijn meer voorbeelden waarbij de opdrachtgevers na afloop duidelijk aangaven dat mijn bijdrage, vaak in de vorm van een fakespeech, een grote stempel had gedrukt op de beleving van de gasten.

Congresentertainment als ROI-verhoger

Uw bijeenkomst kost hoe-dan-ook geld. U investeert in lokatie, catering, sprekers, dagvoorzitter, marketing etc. etc. Laat u dan ook informeren hoe een ‘luchtmoment’ de beleving van uw gasten kan versterken; goed gekozen, kwalitatief entertainment op uw congres heeft een effect dat jaren later nog merkbaar is. En daarmee wordt uw investering vele malen meer waard!