Als spreker is niets erger dan een rij lege stoelen te moeten overbruggen. Een lege rij impliceert dat zijn of haar bijdrage niet interessant is en door de grotere afstand voelen gasten zich al snel minder betrokken bij wat er op het podium gebeurd. Hierdoor loopt de spreker een boel non-verbale signalen mis, zoals mimiek en bevestigend hoofdknikken. De andere gasten verder op in de zaal krijgen hierdoor een minder versie van de presentatie. Er is dus voor iedereen winst als die eerste rij gevuld is!
Negen tips voor gevulde stoelen
- Persoonlijke uitnodigingen: Nodig relevante personen, belangrijke stakeholders of bekende professionals in het vakgebied persoonlijk uit om vooraan plaats te nemen. Dit kan de aantrekkingskracht vergroten en anderen aanmoedigen om hetzelfde te doen. Leg kaartjes neer met hun naam zodat ook anderen zien wie daar zal gaan zitten.
- Genummerde stoelen: Wijs specifieke stoelen toe aan deelnemers bij het registratieproces. Door stoelen te nummeren wordt de waarde van die stoelen benadrukt.
- Nodig uit: Laat gastheren en gastvrouwen maar zeker ook de dagvoorzitter of andere mensen uit de organisatie zoals het MT bij de deur de gasten expliciet uitnodigen op de voorste rij plaats te nemen.
- Blokkeer de achterste rijen: Bijvoorbeeld door het neerleggen van bordjes “Gereserveerd”, een afzetlint (niet zo chique…) of een groot zwart doek. (Zo’n doek wordt in TV-studio’s gebruikt om lege stoelen te maskeren).
- Minder stoelen dan gasten: Een stapje extremer dan het vorige punt: zorg voor schaarste en plaats stoelen bij zodra de eerste rijen vol zijn. Dit impliceert ook “er is blijkbaar veel belangstelling”!
- Interessante sprekers: Zorg ervoor dat bekende en inspirerende sprekers deelnemen aan het congres. Mensen zijn vaak meer geneigd om vooraan te zitten als ze enthousiast zijn over de spreker.
- Speciale privileges: Maak er een VIP-arrangement van: bied extra voordelen aan deelnemers die in de eerste rij zitten, zoals exclusieve toegang tot een netwerksessie met sprekers, voorrang bij het stellen van vragen of gratis congresmateriaal.
- Early bird-registratie: Stimuleer vroege registratie door speciale kortingen of extraatjes aan te bieden voor deelnemers die zich snel inschrijven. Dit vergroot de kans dat mensen die graag vooraan willen zitten zich snel aanmelden.
- Geef het goede voorbeeld: Zorg ervoor dat de organisatoren, sprekers of belangrijke gasten zelf vooraan gaan zitten. Dit kan anderen aanmoedigen om hetzelfde te doen. Zo voorkomt u ook dat er zich achter de gasten een ‘muur’ aan organisatoren staat. Dit maakt dat de gasten zich ‘bekeken’ en klein voelen én dat er onderscheid is. Het voelt als een klas kinderen terwijl ouders toekijken.
Bonustip 10: Zet stoelen in een boog: weliswaar ontstaat hierdoor een grotere afstand in het midden maar doordaar deelnemers elkaars reactie kan zien, voelt het meer als een groeps-aangelegenheid. Rechte rijen impliceren filmkijken, consumeren, luisteren. Gebogen rijen impliceren interactie, co-creatie, meepraten. Dit zorgt voor cohesie en helpt sprekers om sneller en beter te verbinden met een zaal.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat niet alle deelnemers de eerste rij stoelen prefereren. Zorg er dus voor dat er voldoende stoelen en goede zichtlijnen zijn voor andere delen van de zaal, zodat alle deelnemers een positieve ervaring hebben, ongeacht waar ze zitten.