Zes zaalopstellingen
Bij veel zakelijke bijeenkomsten staan de stoelen in twee blokken met een pad ertussen: de theateropstelling. Die keuze is vaak onbewust of vanuit gewoonte gemaakt. Het effect van deze opstelling is dat deelnemers de gezichtsuitdrukking van maximaal drie personen kunnen zien: die van de spreker en van beide buren. Het effect is dat de deelnemer in zichzelf gekeerd is.
De meeste opdrachtgevers streven echter juist naar interactie en onderling contact. Maak daarom een bewuste keuze in uw zaalopstelling. Hieronder zes mogelijkheden.
| LET OP DE VEILIGHEID: Zorg er altijd voor dat een snelle ontruiming mogelijk is en check vooraf wie verantwoordelijk is voor de veiligheid; de locatie of de organisatie van het event? Check de ontruimingsroutes: staan er geen tafels, stoelen, flightcases of andere obstakels in de weg? Zijn eventuele kabels vastgetaped? Zijn de nooduitgang-bordjes goed zichtbaar? |
| Loop alle ontruimingsroutes door kort voorafgaand aan het event. Staan er ook buiten geen fietsen, auto’s of andere obstakels voor de nooduitgang? Kent iedereen van de organisatie de ontruimingsprocedure? |
Bogen (aanrader!)
De stoelen staan in een wijde boog om het midden van het podium heen. Bij grotere zalen zijn er één of meerdere looppaden. Door de buiging kan een deelnemer de gezichten van andere deelnemers zien en ontstaat er sneller interactie en sfeer.
Visgraat
Als bogen om welke reden dan ook niet gewenst zijn, plaats de rijen stoelen dan onder een hoek naar het middenpad. Zo kan een deelnemer de deelnemers aan de andere zijde van het pad waarnemen.
U-vorm
De tafels staan opgesteld in de vorm van een U. Veelal staat in de opening van de U nog een voorzitters/trainers tafel welke los staat van de u-vorm. Deze zaalopstelling biedt de mogelijkheid voor veel interactie en voldoende ruimte voor de dagvoorzitter/trainer om in de u-vorm te bewegen. Daarnaast biedt deze zaalopstelling de mogelijkheid om veel te schrijven, met laptops te werken en met elkaar te discussiëren.
Opmerking: zorg voor voldoende stroompunten voor alle electronica. het nadeel is van deze zaalopstelling is dat iedereen snel is afgeleid door alle verleiding voor zijn/haar neus, zoals een laptop met internetaansluiting (= facebook etc.). Het voordeel is dat je als spreker wel eenvoudig de U in kunt lopen om zo de interactie aan te gaan.
Carré
Bij deze zaalopstelling staan de tafels in een vierkant opgesteld. Per tafel is er ruimte voor 2 stoelen. Deze zaalopstelling biedt de mogelijkheid voor veel interactie, alle deelnemers kunnen elkaar zien en communiceren op deze manier op gelijk niveau. Daarnaast biedt deze opstelling de mogelijkheid om veel te schrijven, met laptops te werken en met elkaar te discussiëren.
Opmerking: zorg ook hier voor voldoende stroompunten. Nadeel van deze opstelling is dat de spreker niet vóór de deelnemers kan staan en dat je gasten niet kunt vragen naar één punt buiten de carré te kijken: dan moeten de deelnemers aan één zijde zich altijd omdraaien. Dit is op te lossen door aan weerszijden een scherm te plaatsen.
School
De tafels staan in rijen opgesteld met tussen elke twee tafels loopruimte. Bij deze zaalopstelling zitten alle gasten in de richting van de spreker, om deze reden is dit een uitstekende zaalopstelling voor een programma met één of meerdere sprekers, een groep die net iets te groot is voor een u-vorm of carré en waarbij u gasten wel de mogelijkheid wil bieden om te kunnen schrijven.
Opmerking: door de tafels onder een hoek te plaatsen kun je een visgraatopstelling maken waardoor er evengoed onderling contact mogelijk is.
Cabaret
De (ronde) tafels staan in rijen opgesteld met tussen elke twee tafels loopruimte. Per tafel worden er 5 of 6 stoelen achter en naast de tafel geplaatst. Bij deze zaalopstelling zitten alle gasten in de richting van de spreker, om deze reden is dit een uitstekende zaalopstelling voor een (lang) programma met één of meerdere sprekers. Daarnaast is deze zaalopstelling uitermate geschikt voor grotere groepen en wanneer u uw gasten de gelegenheid wil bieden om het één en ander op te schrijven, in groepjes korte opdrachten te laten doen en eventuele drankjes op tafel te serveren.
Opmerking: zeer geschikt voor ludieke onderdelen zoals een congresquiz.
Theater
De stoelen staan opgesteld in rijen. Afhankelijk van de grootte van de groep wordt er voor één of meerdere gangpaden tussen de stoelen gezorgd. Bij deze zaalopstelling wordt er geen gebruik gemaakt van tafels. Geschikt voor grote groepen, een programma wat met name gericht is op kennis- en informatie overdracht en bijvoorbeeld goed te gebruiken als plenaire opstelling voor een groot congres in combinatie met workshops/lezingen in subsessies.
Opmerking: Te smalle gangpaden kunnen bij een ontruiming voor problemen zorgen.
Feest
Er kan gekozen worden voor verschillende verhoudingen in sta- en zit mogelijkheden voor de gasten afhankelijk van het doel van het evenement en de gewenste catering.
Opmerking: als gasten beschikking hebben over koffie, thee, bier of anders én ze staan bij een sta/leuntafel, dan kost het moeite hen lang geboeid te houden. Houdt het in zo’n geval zeer kort (informatie) of deel uitsluitend persoonlijke zaken (korte speech).
Bonustip 1: Korte lijnen
Is de zaal rechthoekig? Kijk of het mogelijk is om het podium aan de lange kant te plaatsen. Zo komen de stoelen er gebogen omheen te staan waardoor gasten elkaar kunnen zien en de afstand tussen sprekers en luisteraars korter is.
Doordat gasten elkaars gezicht (en dus de reactie) kunnen zien ontstaat een groter gevoel van gezamenlijkheid!
Bonustip 2: Volle eerste rij
Zet ongeveer 10% minder stoelen neer dan verwacht. Zo komt de eerste rij óók vol waardoor het voor sprekers veel eenvoudiger is om verbinding met de zaal te maken. Zet de overige stoelen er snel bij zodra alles gevuld is.
Zo geef je bovendien het signaal dat er blijkbaar erg veel belangstelling is. Dus moet het wel de moeite waard zijn om te luisteren!
Bonustip 3: Mijd muurbloempjes
Voorkom dat mensen achterin de zaal blijven staan. Laatkomers willen nogal eens achterin de zaal tegen de wand blijven ‘plakken’. Zeker als er statafels achterin de zaal staan wordt het voor publiek erg verleidelijk om daar te blijven ‘hangen’ in plaats van de laatste stoelen in te nemen. Maar gevulde stoelen helpen een spreken om contact te maken, het staat mooier op foto’s en het stimuleert actieve deelname. Plaats dus geen statafels en zorg voor charmante zaalwachten die gasten ‘vriendelijk doch dwingend’ naar de stoelen weten te manen.
Bonustip 4: Spreker centraal
Zet de spreker centraal in plaats van het scherm. Door aan weerszijde van het midden een scherm te plaatsen, komt de spreker automatisch in het midden te staan. De kosten hiervan zijn relatief laag, het ziet er wel zeer kostbaar uit.
Gasten die slecht zicht hebben op het ene scherm (bijvoorbeeld doordat ze achter een lang persoon zitten), kunnen naar het andere scherm kijken.
Bonusfip 5: Versterk
Meer dan 40 personen? Zorg voor geluidsversterking.
Voor stemversterking zijn kleinere speakers ideaal. Alleen voor muziek zijn grotere speakers noodzakelijk. Heeft de zaal veel echo? Gebruik dan meerdere kleinere speakers in plaats van twee grote. Een draadloze revers-microfoon of headset heeft altijd de voorkeur boven een handmicrofoon omdat niet iedere spreker deze goed bij de mond weet te houden.
Bonustip 6: Verlicht
Zet de spreker in het licht. Als er projectiebeeld is, wordt de zaal vaak wat verduisterd. Daardoor komt de spreker soms in het donker te staan waardoor haar of zijn expressie slecht zichtbaar is. Plaats aan weerszijde van het podium spots die niet op het scherm schijnen maar wel de spreker goed uitlichten.
Bron: http://www.nieuwebuitensocieteitzwolle.nl/zalen/zaalopstellingen/